盘点品牌策划之企业会展策划和相关流程

大家对于展会肯定不陌生,比如每年在深圳举办的“深圳高交会”、“深圳时装周”、“文博会”、“深圳家具展”、“深圳婚博会”、“深圳动漫展”等,都吸引了大量的群众前去观看,然后大家去到展会现场,往往能看到几十甚至上百家行业相关的企业来参展,大部分企业或组织一般会租赁2-3天的展位,摆放好旗舰产品,然后在公众号发布一篇《xx品牌在xx展会大放异彩争奇斗艳》的软文走个流程,而有的品牌则会精心策划,布置展会现场,呈现精彩有料的创意节目,成为展会上最为吸睛的亮点,吸引众多游客驻足观看。那么,面对大大小小不同行业的展会,企业应该如何进行会展活动策划呢?

本文来源丨公关之家,作者丨404号房客

大家对于展会肯定不陌生,比如每年在深圳举办的“深圳高交会”、“深圳时装周”、“文博会”、“深圳家具展”、“深圳婚博会”、“深圳动漫展”等,都吸引了大量的群众前去观看,然后大家去到展会现场,往往能看到几十甚至上百家行业相关的企业来参展,大部分企业或组织一般会租赁2-3天的展位,摆放好旗舰产品,然后在公众号发布一篇《xx品牌在xx展会大放异彩争奇斗艳》的软文走个流程,而有的品牌则会精心策划,布置展会现场,呈现精彩有料的创意节目,成为展会上最为吸睛的亮点,吸引众多游客驻足观看。那么,面对大大小小不同行业的展会,企业应该如何进行会展活动策划呢?

一、市场调研

不同的展会有不同的主办方和承办方,有的是政府机构主导,有的是民间组织发起,不同的展会活动有不同的影响力,不同的展位的价格是怎样,现场人流量有多少,参与企业有多少家,要对不同的展会做好市场调研,选择效果最好的几家展会去参加就可以了。

比如深圳时装周就是由深圳市人民政府主办、深圳市经济贸易和信息化委员会组织承办,已经举办了四届,每年开幕式政府领导都会亲自出席,是一项具有重要行业影响力的活动,在广东的大部分服装企业都会参与,是一个非常好的品牌展示和曝光的机会,也能帮助企业发掘招商合作。

值得一提的是,有些展会对于参与企业的资质审核会特别久,需要提前半年甚至一年做好商务洽谈并提交相关材料,这些是需要特别注意的。

 

二、制定方案

确定参与展会后,就需要制定详细的活动方案,包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。

在活动流程上,要根据预算合理安排,比如在汽车展上企业就可以安排汽车摄影展览、车模走秀、试乘试驾、门票抽奖、汽车知识有奖问题、网红表演等。除此之外,还可以安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛、新款车型展示、性能展示等环节。

 

三、确定人员并培训

根据活动规模选择具体要带的人数,比如小型展位,带3人左右即可,一个领导+两名员工,分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜,但如果展位较大,还准备了其他环节,就要多带一些人员,去负责不同的事务。另外,对于展会现场的接待和咨询,要对员工做好专门的话术培训,展现更好的企业形象。

 

四、物料准备

制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等,如果要布置舞台,还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等,还要邀请表演人员和主持人。

 

五、展台布置及展示

对于企业来说,展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台,所以就算展会行业越发不景气,但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场,大部分企业的布置方式较为传统,一张咨询台,然后摆放好货架展示产品,在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈,还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上,方便发放给前来参展的游客(前提是扫码关注公众号)。

小型展位的布置大概就是如此,而那些大型展位就比较丰富和具体了,比如服装展上,有些品牌会安排T台,请一些国内外模特定时展示品牌的当季流行新品,还会设置一些VR选款机,方便顾客预览自己穿上某件款型的具体效果,然后还有安排取景框,方便游客和高挑的美女模特合影,总之,具体展位的布置要看方案如何设置。

六、商务洽谈

涉及到商务洽谈环节,要做好相关的接待工作,比如核心客户过来,是否要安排相应的差旅和住宿饮食,然后现场的话,要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务,对于其他潜在客户,也要做好相应的商务礼仪,由企业高层出面会见和洽淡,发放好企业相关的纪念品等。

 

七、媒体宣传

一方面,展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热,那么企业可以通过与组委会达成合作,在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出,达到预热的宣传效果。另一方面,企业可以通过自己的渠道去进行预热,比如公众号、搜狐号、新浪微博等自媒体,另外还可以寻找当地的生活媒体开展宣传合作进行推广,比如在深圳的展会就可以寻找深圳在线、深圳本地宝、深圳吃喝等自媒体。

在展会参加时、结束后,都可以通过以上方式进行跟进报道,进行企业和品牌的宣传,对活动亮点、现场人气、客户认可、合作开展等方面进行阐述,树立企业良好形象。

 

八、活动预算

参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小,有的企业可能花费几万元就搞定了,而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面:展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。

 

九、活动评估和复盘

会展活动结束后,要对活动整体进行数据整理和总结,比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等,都要做好记录并存档,然后对活动的整体效果进行总结,寻求可优化的方案,方便下次呈现出更好的展会效果。

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